利用者向けに配布するお知らせ文は、内容もそうですが、「伝え方」「わかりやすさ」に気をつかう文書です。
私は居宅管理支援事業所で管理者を務める主任ケアマネジャーです。
これまで、利用者向けお知らせ文の文章校正にとても時間がかかるのが悩みの種でした。
- 敬語が正しく使われているか
- まわりくどい文章になっていないか
- 事業所として失礼のない文章になっているか
特に管理者の立場になると、部下が作成した文章を最終確認して、必要があれば修正して整える。そんな場面も少なくありません。
「自分の担当ケースの対応だけでも手一杯なのに、こんなことに時間をかけていられない」私と同じような気持ちの管理者さん、意外に多いのではないでしょうか？
今回は、多くの居宅介護支援事業所が実施している「ユーザーアンケートの集計結果をお知らせする文書」を例に、Microsoft Copilot（コパイロット）を使って文章を整える方法をご紹介します。
AIに任せきりにするのではなく、管理者の確認作業を少し軽くする“ちょこっと” 活用術。
無理のない範囲で取り入れられる方法を、実体験をもとにお伝えします。
利用者向け文書を整えるのは、意外と神経を使う
- 敬語の正確さ
- 回りくどさ
- 伝わりやすさ
- 事業所としての信頼感
私は日本語に長けているわけではないけれど、
- 敬語の使い方、これで合ってるのかな？
- 丁寧すぎて、逆にわかりにくいな
- この表現は難しくて、きっと利用者には伝わらない
と、ちょっとした疑問や違和感を感じることはできます。
でも、「じゃあどう修正したらいいの？」となると、事業所としての信頼がかかっているので、とても神経を使ってしまいます。
筆者自分の国語力だけでは限界がある。
利用者向け文書の最終確認をしなければならない管理者は、本当に辛いです！
文章校正をCopilotに相談するときのポイント
「AI “ちょこっと” 活用術」前回の記事でも、居宅介護支援事業所の多くで使われているMicrosoftの中にあるAI、Copilotを使用しました。
筆者Copilotを初めて使う方は、こちらの記事から読んでみてくださいね。
今回もケアマネが “ちょこっと” 使える手軽さを重視して、Copilotでお話を進めていきたいと思います。
いきなり「書いて」ではなく「整えて」と依頼する
利用者向けのお知らせ文をAIに依頼するとき、最初から「書いてください」と依頼するのはあまりおすすめしません。
理由はシンプルで、伝えたい内容やニュアンスはすでに自分の中にあるからです。
アンケート結果の受け止め方や事業所として大切にしている姿勢、そうした背景まで全部AIに任せてしまうと、整った文章であったとしてもどこか他人行儀に感じられたり、かえって事業所の信頼を損なってしまうかもしれません。
そこで、「書いて」ではなく「整えて」と依頼する方法です。
以下の文章を内容は変えずに整えてください。
- 敬語を正しく使う
- 利用者にわかりやすく簡潔な文章にする
- 回りくどい表現は避ける
「ここに自分の文章を入力」
このように依頼すると、Copilotは新しい文章をイチから作るのではなく、今ある文章をベースに表現を調整する役割にまわってくれます。
管理者としての考えや方針はそのままに、文章を整えてもらう。
AIはあくまでも下書きを整えてくれる存在。
筆者最終的に採用するかどうかを判断するのは、管理者自身です。
個人情報は入力しない
Copilotを含めAIを活用するときに必ず意識しておきたいのが、個人情報を入力しないことです。
利用者向けの文書の校正であっても、
- 氏名や具体的な事例
- 個人が特定できる情報
が含まれている場合は、そのまま入力しないようにします。
筆者今回のアンケート結果のお知らせ文でも、私がCopilotに相談したのは、あくまで「文章表現」の部分だけです。
具体的には、
- 利用者名やケアマネの名前は入れない
- 具体的な個別エピソードは削除する
- 数値や結果は、公開前提の範囲にとどめる
といった点を意識しました。
AIは便利なツールですが、守秘義務や情報管理の責任まで担ってくれるわけではありません。
実際にやってみた！文章校正のプロンプトとビフォー・アフター
ここでは、実際に私がやってみた文章校正の一部をご紹介します。
あなたは、居宅介護支援事業所の管理者です。
利用者向けに配布する「ユーザーアンケート集計結果のお知らせ文」を作成します。
以下の文章を、内容は変えずに、次の点に気をつけて整えてください。
・敬語を正しく使う
・利用者にわかりやすい、簡潔な文章にする
・回りくどい表現は避ける
「サービス事業所に対して直接お伝えしづらい事も、ケアマネジャーが間に入り相談させていただければと思います。お困りのことがございましたら遠慮されず訪問時や電話等でご意向やご希望を、気軽にご相談ください」
プロンプトは、以下のポイントを押さえたものにしてみました。
- 役割の明記：居宅介護支援事業所の管理者
- 文書の用途：「利用者向け」「ユーザーアンケートの集計結果のお知らせ」
- 内容を変えないことが前提：自分の文章を提示（下手でもOK）
- 気をつけてほしい点を箇条書き：敬語、わかりやすさ、簡潔さ
サービス提供に関して、直接事業所へお伝えしにくいことがございましたら、ケアマネジャーが間に入ってご相談をお受けいたします。お困りのことやご要望がございましたら、どうぞご遠慮なく、訪問時やお電話などでお気軽にお知らせください。
文字数自体はアフターの方が長くなっていますが、利用者の立場になって考えると、圧倒的にアフターの方がわかりやすいです。
より丁寧に…と思って「○○させていただければと思います」と書きがちですが、「○○をお受けします」という表現の方がスッキリしています。
文章途中の「遠慮されず」の位置もビフォーよりアフターの方が違和感がないですね。
Copilotで文章を整えたら、スッキリとわかりやすい、違和感のない文章になりました。
AIに丸投げしないために大切なこと
Copilotが整えてくれた文章は、あくまで「たたき台」。
そのまま採用するのではなく、以下のことを自分の目で確認しましょう。
- 事業所の方針と合っているか
- 誤解を生む表現になっていないか
- 利用者にとってわかりやすいか
AIは文脈を理解しているように見えても、現場の空気感や、これまでの経緯までは把握していません。
その微妙なニュアンスを調整できるのは、日々利用者と向き合っている私たちだけです。
Copilotは「代わりに考えてくれる存在」ではなく、「整理してくれる補助役」。
丸投げするのではなく、確認作業の負担を少し軽くするために使う。
筆者その距離感を意識することが、上手なAIとのつきあい方だと思っています。
まとめ：文章校正は管理者の負担を軽くする、AI活用の次の一歩！
ケアプランの言葉選びのように、一文だけをCopilotに相談するところから始めてみる。それがAI活用の「最初の一歩」だとすれば、文章全体の校正は「その次の一歩」かもしれません。
自分がすでに書いた文章（上手に書けなくてOK）を、内容は変えずに整えてもらう。
それだけでも、確認作業の負担は少し軽くなります。
特に管理者の立場では、部下が作成した文章の最終確認や、利用者向け文書の言い回しの調整など、細かな修正が積み重なりがちです。
Copilotは、そのひと手間を整理してくれる存在。
ゼロから作るのではなく、整えるところだけを手伝ってもらうという使い方なら、無理なく取り入れることができます。
管理者としての判断や責任を守りながら、少しでも負担を軽くする方法を持っておくこと。
文章校正は、そのためのちょうどいい「次の一歩」ですね。
そして、AIを使いこなせるようになると、こんなこともできるようになります。
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